Datenschutzerklärung Bewerber

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Datenschutzhinweise für BewerberInnen

Stand 03/2021

Übersicht und Struktur

Wir freuen uns sehr über Ihr Interesse an der ergatis Personalmanagement GmbH. Datenschutz hat in unserem Unternehmen einen besonders hohen Stellenwert und wir geben unser Bestes, diese Datenschutzerklärung so einfach und verständlich wie möglich zu gestalten.

Da die Abwicklung von Bewerbungsprozessen unsere Haupttätigkeit darstellt, möchten wir diese datenschutzrechtlich auch separat behandeln. Dennoch sind diese Datenschutzhinweise in Verbindung mit den allgemeinen Datenschutzhinweisen der ergatis Personalmanagement GmbH zu sehen, das heißt, Themen, wie die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zuge eines Websitebesuches, werden hier nicht erneut behandelt.

Allgemeine Informationen

Verantwortlicher gem. Art. 4 Nr. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

ergatis Personalmanagement GmbH
Strubergasse 28
5020 Salzburg
Österreich

Tel.: +43 662 878876
E-Mail: office@ergatis.at
Website: www.ergatis.at

Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten im Bewerbungsverfahren

Bei einer Bewerbung auf eine offene Stelle bei einem unserer Kundenunternehmen erfolgt eine Weiterverarbeitung personenbezogener Daten zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens, zur Profilerstellung, zur Dokumentation, sowie zur fortlaufenden Vermittlung zwischen Ihnen und dem Kundenunternehmen (sowie zu möglichen, weiteren Kundenunternehmen). Bewerben Sie sich auf eine interne Stelle bei uns, so verarbeiten wir Ihre Daten zum Zwecke der Abwicklung des internen Bewerbungsverfahrens.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Bewerbungsverfahren ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen). Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ist eine weitere Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO geschützt (berechtigtes Interesse zur Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen).

Ort der Datenverarbeitung

Seitens ergatis passiert eine Datenspeicherung lediglich innerhalb der Europäischen Union. Sollte es zu einer personenbezogenen Datenverarbeitung durch von uns verwendete Dienste kommen (z.B. Facebook oder Google), so kann dies auch außerhalb der Europäischen Union geschehen. In diesem Falle wenden Sie sich bitte an den jeweiligen Dienst, da wir auf diese Verarbeitungen keinen Einfluss haben.

Speicherdauer

Sofern keine Einwilligung zur längeren Speicherung von den von Ihnen bei einer Bewerbung gesendeten Daten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erfolgt, so werden die Daten nach spätestens sechs Monaten gelöscht.

Bei einer Einwilligung Ihrerseits gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, werden die von Ihnen bei einer Bewerbung gesendeten Daten, sowie sonstige von uns im Laufe eines Bewerbungsprozesses angereicherten Daten, maximal 12 Monate gespeichert. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten von den jeweiligen Speicherorten (abhängig von Ihrem gewünschten Bewerbungsweg) periodisch gelöscht. Sollte es innerhalb dieser 12 Monate zu einem Wiederaufleben des Bewerbungsprozesses kommen, so wird die Frist um den oben genannten Zeitraum verlängert. Allgemein bemühen wir uns jedoch, Daten, welche nicht unbedingt notwendig sind, sofort zu löschen.

Sollte sich aufgrund Ihrer Bewerbung ein Arbeitsverhältnis ergeben, so kommt es zu weiteren personenbezogenen Datenverarbeitungen sowie zu längeren Speicherdauern, über welche wir Sie persönlich aufklären.

Kennzahlenauswertung

Personenbezogene Daten, im speziellen, Daten wie Adresse oder von uns gemachte Notizen können zum Zwecke, Ihnen einen bestmöglichen Service zu garantieren, ausgewertet werden. Hierbei sei ausdrücklich darauf hinzuweisen, dass diese Auswertungen ausschließlich für uns bestimmt sind und keinesfalls an Dritte weitergeleitet werden. Wir stützen diese Form der Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse Ihnen optimale Stellen anzubieten).

Bewerbungsarten

Es existieren mehrere Wege, sich auf eine Stelle von uns zu bewerben:

  • Online
  • E-Mail
  • Social-Media (speziell Facebook)
  • Postalisch
  • Persönlich

Online

Eine Online-Bewerbung besteht, sofern Sie sich über eine der folgenden Wege bewerben:

Prescreen

Wenn Sie sich auf eine offene Stelle über unsere Jobbörse auf der Website, oder über sonstige Job-Plattformen, wie z.B. karriere.at, auf welchen wir Stellen veröffentlichen, bewerben, so geschieht dies über eine Schnittstelle der Prescreen International GmbH (Mariahilfer Straße 17m 1060 Wien, Österreich – „Prescreen“). Auf dieser E-Recruiting-Plattform schalten wir Stellen und empfangen und verwalten eingehende Online-Bewerbungen. Prescreen verarbeitet dabei personenbezogene Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gem. Art. 4 Z 8 DSGVO zu den von uns definierten Zwecken. Folglich sind wir Verantwortlicher gem. Art 4 Z 7 DSGVO. Im Rahmen einer Online-Bewerbung über diese Schnittstelle verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten, sowie mögliche Antworten zu, von uns vordefinierten, Fragen (z.B. ob Sie einen Führerschein besitzen). Prescreen hat sehr hohe datenschutzrechtliche Ansprüche und erfüllt auch alle diesbezüglichen Anforderungen. Keinesfalls wird Prescreen personenbezogene Daten zu Werbe-, Marketing-, oder andere Zwecke an Dritte weitergeben.

Weitere Informationen wie Prescreen personenbezogene Daten verarbeitet, finden Sie in der Datenschutzerklärung von Prescreen unter: https://prescreen.io/de/datenschutzerklaerung/.

Sollten Sie sich nicht über Prescreen bewerben wollen, so empfehlen wir eine Bewerbung über einen der folgenden Wege zu übermitteln:

  • E-Mail: office@ergatis.at
  • Postalisch: Strubergasse 28, 5020 Salzburg, Österreich
  • Telefonisches Beratungsgespräch: +43 (0) 662 87 88 76

Sobald wir eine Bewerbung erhalten, übertragen wir die von Ihnen zugesandten Daten in unsere Bewerberverwaltungs-Datenbank Prosoft. Darüber hinaus kann es im Bewerbungsprozess zu weiteren Verarbeitungen kommen (z.B. interner Schriftverkehr oder Datenanreicherung). Es sei ausdrücklich zu erwähnen, dass Ihre Daten ohne Ihr Einverständnis nicht an Dritte versendet werden.

Prosoft

Bewerben Sie sich Initiativ auf unserer Website, so geschieht dies mit einer Schnittstelle der prosof EDV-Lösungen GmbH & Co. KG (Walhallastraße 16, 93083 Regensburg-Obertraubling, Deutschland – „Prosoft“). Wir verwenden Prosoft zur zentralen Speicherung von Bewerbern, Mitarbeitern, sowie Kundendaten. Diese Software wird aktuell nicht über eine Cloud bereitgestellt, sondern verweilt auf unserem firmeneigenen Server. Somit liegt hier der Zugriff bei der ergatis Personalmanagement GmbH. Prosoft stellt eine Schnittstelle bereit, über welche Sie Ihre Daten selbst eingeben können. Diese werden uns danach im System bereitgestellt. Wir agieren hierbei als Verantwortlicher gem. Art. 4 Z 7 DSGVO und verarbeiten Daten nur zu den von uns definierten Zwecken. Im Bewerbungsprozess kann es zu weiteren Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten kommen (z.B. interner Schriftverkehr oder Datenanreicherung). Keinesfalls werden Daten ohne Ihr ausdrückliches Einverständnis an Dritte weitergegeben.

E-Mail

Sie haben die Möglichkeit, sich via E-Mail bei uns zu bewerben, z.B. an office@ergatis.at.  Diesen Weg der Kontaktaufnahme stellen wir für Sie zur Verfügung, um eine schnelle elektronische Kontaktaufnahme mit uns zu ermöglichen. Wenn Sie uns eine Bewerbung via E-Mail zukommen lassen, so senden Sie uns allgemeine Daten, wir z.B. Ihre E-Mail-Adresse, Versandzeitpunkt, Inhalt der E-Mail, sowie sonstige angehängte Daten, wie z.B. Lebenslauf, Qualifikationen oder Zeugnisse. Sobald wir eine Bewerbung erhalten, übertragen wir die von Ihnen zugesandten Daten in unsere Bewerberverwaltungs-Datenbank Prosoft. Darüber hinaus kann es im Bewerbungsprozess zu weiteren Verarbeitungen kommen (z.B. interner Schriftverkehr oder Datenanreicherung). Es werden keine personenbezogenen Daten von Ihnen ohne Ihr Einverständnis an Dritte versendet.

Social-Media

Wir verwenden unsere Facebook-Unternehmensseite um offene Stellen auszuschreiben. Sie haben die Möglichkeit sich innerhalb von Facebook auf eine ausgeschriebene Stelle zu bewerben. Dabei erhalten wir Ihre gesendeten Daten (z.B. Daten, welche Sie auf Ihrem Profil öffentlich gestellt haben, angehängte Daten wie Lebenslauf, sowie mögliche von uns erstellte Zusatzfragen, z.B. ob Sie einen Führerschein besitzen) über Facebook. Sobald wir eine Bewerbung erhalten, übertragen wir die von Ihnen zugesandten Daten in unsere Bewerberverwaltungs-Datenbank Prosoft. Im Bewerbungsprozess kann es zu weiteren Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten kommen (z.B. interner Schriftverkehr oder Datenanreicherung). Es werden keine personenbezogenen Daten von Ihnen ohne Ihr Einverständnis an Dritte versendet.

Postalisch

Sie haben bei uns die Möglichkeit, sich auf nicht-elektronisch via Post zu bewerben. Zur Erleichterung der weiteren Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, speichern wir diese in elektronischer Form in unserer Bewerberverwaltungs-Datenbank Prosoft. Im Bewerbungsprozess kann es zu weiteren Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten kommen (z.B. interner Schriftverkehr oder Datenanreicherung). Es werden keine personenbezogenen Daten von Ihnen ohne Ihr Einverständnis an Dritte versendet.

Persönlich

Gerne können Sie uns Ihre Bewerbung, oder sonstige Daten persönlich bei unserem Standort (Strubergasse 28, 5020 Salzburg, Österreich) vorbeibringen. Zur Erleichterung der weiteren Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, speichern wir diese in elektronischer Form in unserer Bewerberverwaltungs-Datenbank Prosoft. Darüber hinaus kann es im Bewerbungsprozess zu weiteren Verarbeitungen kommen (z.B. interner Schriftverkehr oder Datenanreicherung). Es sei ausdrücklich zu erwähnen, dass Ihre Daten ohne Ihr Einverständnis nicht an Dritte versendet wird.

Betroffenenrechte

Widerrufsrecht

Sie haben jederzeit das Recht, gegebene Einwilligungen zu Datenverarbeitungen zu widerrufen, sofern einer Löschung keine sonstigen berechtigten Interessen unsererseits entgegenstehen. Ein sonstiges berechtigtes Interesse in diesem Sinne ist z.B. eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Widerspruchsrecht

Der Bewerber hat das Recht, der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zum Zweck der Weiterverarbeitung zu widersprechen. Im Falle des Widerspruchs werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr zum Zweck der Weiterverarbeitung verwendet.

Sonstige Betroffenenrechte

Der Bewerber hat das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung seiner personenbezogenen Daten, das Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung, das Recht auf Datenübertragbarkeit und das Recht zur Beschwerde bei der Datenschutzbehörde (Österreichische Datenschutzbehörde, Wickenburggasse 8, 1080 Wien, Telefon: +43 1 531 15 – 202525, E-Mail: dsb@dsb.gv.at). Bei etwaigen Fragen oder Anliegen zum Thema Datenschutz wenden Sie sich bitte an office@ergatis.at oder +43 (0) 662 87 88 76.